Excel技巧集锦：提升工作效率

一、相关说明

  • 博主本地环境：Windows 11家庭中文版、64位操作系统，基于x64的处理器
  • 文章若无其他注明，默认是Excel快捷键
  • 更新日期2025年10月04日 11点20分（持续更新中）

二、快捷键

1. Ctrl +

  • Ctrl + 特殊字符

    快捷键 含义
    Ctrl + ; 输入当前日期（格式YYYY/MM/dd）
    Ctrl + \ 核对两列内容
    … …

  • Ctrl + 数字

    快捷键 含义
    … …

  • Ctrl + 字母

    快捷键 含义 备注
    Ctrl + A 全选
    Ctrl + B 加粗
    Ctrl + C 复制
    Ctrl + D 向下填充
    Ctrl + E 居中对齐 Word
    Ctrl + E 智能填充 Excel
    Ctrl + F 查找
    Ctrl + G 定位
    Ctrl + H 替换
    Ctrl + I 斜体
    Ctrl + J 两端对齐 Word
    Ctrl + K 超链接
    Ctrl + L 左对齐 Word
    Ctrl + M 左侧段落缩进 Word
    Ctrl + N 新建文件
    Ctrl + O 打开文件
    Ctrl + P 打印
    Ctrl + Q 删除段落格式 Word
    Ctrl + R 右对齐 Word
    Ctrl + R 向右填充 Excel
    Ctrl + S 保存
    Ctrl + T 打开新标签页 桌面/应用
    Ctrl + T 悬挂缩进 Word
    Ctrl + T 超级表 Excel
    Ctrl + U 下划线
    Ctrl + V 粘贴
    Ctrl + W 关闭文件
    Ctrl + X 剪切
    Ctrl + Y 恢复
    Ctrl + Z 撤销

2. Ctrl + Shift +

  • Ctrl + Shift + 特殊字符

    快捷键 含义
    Ctrl + Shift + ↑ 向上选中单元格区域
    Ctrl + Shift + ↓ 向下选中单元格区域
    Ctrl + Shift + ← 向左选中单元格区域
    Ctrl + Shift + → 向右选中单元格区域
    Ctrl + Shift + ； 输入当前时间（格式00:00）
    Ctrl + Shift + $ 人民币格式（￥）
    Ctrl + Shift + % 百分比格式（%）
    Ctrl + Shift + ` 修改为常规格式
    … …

  • Ctrl + Shift + 数字

    快捷键 含义 备注
    Ctrl + Shift + 1 千分位格式 大于1000的数字
    Ctrl + Shift + 1 去除小数点（四舍五入） 有小数位的数字
    Ctrl + Shift + 2 修改为时间格式（YYYY/MM/dd
    Ctrl + Shift + 3 修改为日期格式（YYYY/MM/dd）
    Ctrl + Shift + 4 修改为人民币格式（￥）
    Ctrl + Shift + 5 修改为百分比格式（%）
    Ctrl + Shift + 6 修改为科学记数格式
    Ctrl + Shift + 7 添加外边框
    Ctrl + Shift + 8 扩展选择区域
    Ctrl + Shift + 9 取消隐藏行
    Ctrl + Shift + 0 取消隐藏列

    注意：Ctrl+Shift+9、Ctrl+Shift+0没有反应，则是热键冲突导致

  • Ctrl + Shift + 字母

    快捷键 含义
    Ctrl + Shift + G 显示工作簿统计信息
    Ctrl + Shift + L 添加筛选框
    Ctrl + Shift + P 设置单元格格式
    Ctrl + Shift + U 展开公式编辑栏
    … …

  • Ctrl + Shift + Fn（Fn，n为数字）

    快捷键 含义
    Ctrl + Shift + Fn + F1 隐藏选项卡
    Ctrl + Shift + F10 设置单元格格式
    Ctrl + Shift + Fn + F12 打印设置
    … …

3. Alt +

  • Alt + 特殊字符

    快捷键 含义
    Alt + = 求和
    … …

  • Alt + 数字

    快捷键 含义
    … …

  • Alt + 字母

    快捷键 含义
    … …

  • Alt + Fn（Fn，n为数字）

    快捷键 含义
    Alt + Fn + F1 生成图表
    Alt + Fn + F4 关闭表格
    … …

三、单元格基本操作

  • 选择单元格
  • 输入数据
  • 编辑单元格
  • 清除单元格
  • 移动和复制单元格
  • 合并单元格
  • 调整列宽和行高
  • 隐藏和取消隐藏列/行
  • 插入和删除单元格、行或列
  • 锁定和解锁单元格
  • …

四、函数

  • 日期与时间函数

    • TODAY 返回当前日期

      1
      =TODAY()  # 2024/8/26

    • NOW 返回当前的日期和时间

      1
      =NOW()  # 2024/8/26 16:05

    • DATE 创建一个日期值，由年、月、日组成

      1
      =DATE(2024, 8, 26)  # 2024/8/26

    • TIME 创建一个时间值，由小时、分钟和秒组成

      1
      =TIME(16, 6, 10)  # 4:06 PM

    • YEAR 从日期值中提取年份

      1
      =YEAR("2024-08-26")  # 2024

    • MONTH 从日期值中提取月份

      1
      =MONTH("2024-08-26")  # 8

    • DAY 从日期值中提取天数

      1
      =DAY("2024-08-26")  # 26

    • HOUR 从时间值或日期时间值中提取小时数

      1
      =HOUR("16:09:26")  # 16

    • MINUTE 从时间值或日期时间值中提取分钟数

      1
      =MINUTE("16:10:35")  # 10

    • SECOND 从时间值或日期时间值中提取秒数

      1
      =SECOND("16:11:03")   # 3

    • WEEKDAY 返回日期值对应的星期几的数字或文本

      1
      2
      3
      4
      5
      6
      7
      8
      9
      10
      11
      12
      13
      14
      15
      16
      17
      18
      19
      20
      21
      22
      23
      =WEEKDAY("2024-08-26")    # 2
      =WEEKDAY("2024-08-26",1)   # 2
      =WEEKDAY("2024-08-26",2)   # 1
      =WEEKDAY("2024-08-26",3)   # 0
      =WEEKDAY("2024-08-26",11)   # 1
      =WEEKDAY("2024-08-26",12)   # 7
      =WEEKDAY("2024-08-26",13)   # 6
      =WEEKDAY("2024-08-26",14)   # 5
      =WEEKDAY("2024-08-26",15)   # 4
      =WEEKDAY("2024-08-26",16)   # 3
      =WEEKDAY("2024-08-26",17)   # 2

      (...)1-从1(星期日)到7(星期六)的数字
      (...)2-从1(星期一)到7(星期日)的数字
      (...)3-从0(星期一)到6(星期日)的数字
      (...)11-数字1(星期一)至7(星期日)
      (...)12-数字1(星期二)至7(星期一)
      (...)13-数字1(星期三)至7(星期二)
      (...)14-数字1(星期四)至7(星期三)
      (...)15-数字1(星期五)至7(星期四)
      (...)16-数字1(星期六)至7(星期五)
      (...)17-数字1(星期日)至7(星期六)
      默认是1

    • DAYS 返回两个日期之间的天数

      1
      2
      =DAYS("2024-08-31", "2024-08-26")   # 5
      =DAYS("2024-08-26", "2024-08-31")   # -5

    • …

  • 数学函数

    • ABS 返回一个数的绝对值

      1
      2
      =ABS(10)  # 10
      =ABS(-10)  # 10

    • MOD 返回除法的余数

      1
      =MOD(10, 3)  # 1

    • POWER 返回一个数的指定次幂

      1
      =POWER(2, 5)  # 32

    • INT 将数字向下舍入到最接近的整数

      1
      =INT(9.99)  # 9

    • ROUND 将数字四舍五入到指定的小数位数

      1
      2
      3
      =ROUND(2.82, 1)     # 2.8
      =ROUND(3.1415, 2)   # 3.14
      =ROUND(6.65783, 3)  # 6.658

    • ROUNDDOWN 将数字向下舍入到指定的小数位数

      1
      =ROUNDDOWN(3.9, 0)  # 3

    • ROUNDUP 将数字向上舍入到指定的小数位数

      1
      =ROUNDUP(3.1, 0)  # 4

    • SUM 计算一系列数字的总和

      1
      =SUM(A1:A10)  # 计算A1到A10单元格的总和

    • SUMIF 根据指定的条件对一系列数字求和

      1
      =SUMIF(A1:A10, ">10")  # 计算A1到A10中大于10的数字之和

    • SUMIFS 根据多个条件对一系列数字求和

      1
      =SUMIFS(B1:B10, A1:A10, ">5", C1:C10, "<18")  # 21

    • MEDIAN 返回一组数字的中位数

      1
      2
      =MEDIAN(1, 3, 3, 6, 7, 8, 9)  # 取中位数6
      =MEDIAN(A1:A10)  # 取A1到A10单元格的中位数

    • RANK 返回一个数字在一系列数字中的排名（默认是降序排名）

      1
      2
      =RANK(A1, A1:A10)  # A1单元格的值在A1到A10中的排名（降序）（值越小排名越靠后）
      =RANK(A1, A1:A10, 1)  # A1单元格的值在A1到A10中的排名（升序）（值越小排名越靠前）

    • …

  • 统计函数

    • COUNT 计算指定单元格中包含数字的单元格的数量

      1
      =COUNT(A1:A10)  # 计算A1到A10中包含数字的单元格数量

    • COUNTA 计算指定单元格中非空的单元格的数量

      1
      =COUNTA(A1:A10)  # 计算A1到A10中非空单元格的数量

    • COUNTIF 计算指定单元格中满足特定条件的单元格数量

      1
      =COUNTIF(A1:A10, ">10")  # 计算A1到A10中大于10的单元格数量

    • COUNTIFS 计算指定单元格中满足多个条件的单元格数量

      1
      =COUNTIFS(A1:A10, ">10", B1:B10, "<20")  # 如果A1到A10中大于10且B1到B10中小于20，则计算满足条件的单元格数量

    • AVERAGE 计算一系列数字的平均值

      1
      =AVERAGE(A1:A10)  # 计算A1到A10中数字的平均值

    • MIN 找出一系列数字中的最小值

      1
      =MIN(A1:A10)  # 找出A1到A10中的最小值

    • MAX 找出一系列数字中的最大值

      1
      =MAX(A1:A10)  # 找出A1到A10中的最大值

    • SMALL 从一系列数字中返回第k个最小的值

      1
      =SMALL(A1:A10, 3)  # 找出A1到A10中的第3个最小值

    • LARGE 从一系列数字中返回第k个最大的值

      1
      =LARGE(A1:A10, 2)  # 找出A1到A10中的第2个最大值

    • …

  • 查找与引用函数

    • VLOOKUP 在一列中查找特定信息，返回同行中另一列的值

      格式

      1
      VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])
      • lookup_value: 要查找的值
      • table_array: 包含数据的区域或范围（要查找数据表）
      • col_index_num: 数据表中返回值的列号
      • range_lookup: 布尔值，指定是否进行近似匹配，FALSE/0表示精确匹配，TRUE/1表示近似匹配
      1
      2
      =VLOOKUP("A", A1:B10, 2, 0)  # 在A1:B10中查找"A"并返回A所在行的第二列的值
      =VLOOKUP("A", A1:B10, 2, FALSE)  # 在A1:B10中查找"A"并返回A所在行的第二列的值

    • LOOKUP 在向量或数组中查找特定值，并返回相应的值

      格式

      1
      LOOKUP(lookup_value, [lookup_vector], [result_vector])
      • lookup_value: 要查找的值
      • lookup_vector: 要搜索的一行或一列
      • result_vector: 与lookup_vector对应的行或列，从中返回查找值的结果
      1
      =LOOKUP("A", A1:A10, B1:B10)  # 在A1:A10中查找"A"并返回B列中相应的值

    • INDEX 返回表格中特定行和列交叉点处的值

      格式

      1
      INDEX(array, row_num, [column_num])
      • array: 包含数据的区域或数组
      • row_num: 要返回的行号
      • column_num: 要返回的列号（可选）
      1
      2
      =INDEX(A1:A10, 3)  # 从A1:B10中返回第3行的值
      =INDEX(A1:B10, 3, 2)  # 从A1:B10中返回第3行第2列的值

    • MATCH 返回一个值在给定数组中的相对位置

      格式

      1
      MATCH(lookup_value, lookup_array, [match_type])
      • lookup_value: 要查找的值
      • lookup_array: 包含可能匹配项的一行或一列
      • match_type: 指定查找类型，1表示最近小于（），0表示精确匹配，-1表示最大大于
      1
      2
      =MATCH("A", A1:A10, 0)  # 在A1:A10中查找"A"的位置，0表示精确匹配
      =MATCH("A", A1:A10, -1)  # 在A1:A10中查找"A"的位置，0表示精确匹配

    • …

  • 文本函数

    • LEN 返回文本字符串中的字符数

      1
      2
      =LEN("Hello")  # 5
      =LEN(A1)  # 5

    • FIND 查找字符串中第一次出现另一个字符串的位置

      1
      2
      3
      4
      =FIND("e", "Hello")  # 2
      =FIND("e", A1)  # 2
      =FIND("a", "Hello")  # #VALUE!
      =FIND("a", A1)  # #VALUE!

    • LEFT 返回字符串中最左侧的指定数量的字符

      1
      2
      =LEFT("Hello", 2)  # "He"
      =LEFT(A1, 2)  # "He"

    • MID 从指定位置开始，提取指定长度的子字符串

      1
      2
      =MID("Hello", 2, 1)  # "e"
      =MID(A1, 2, 1)  # "e"

    • RIGHT 返回字符串中最右侧的指定数量的字符

      1
      2
      =RIGHT("Hello", 3)  # "llo"
      =RIGHT(A1, 3)  # "llo"

    • EXACT 检查两个文本字符串是否完全相同（区分大小写）

      1
      2
      3
      4
      =EXACT("Hello", "Hello")  # TRUE
      =EXACT(A1, B1)  # TRUE
      =EXACT("Hello", "hello")  # FALSE
      =EXACT(A2, B2)  # FALSE

    • LOWER 将文本转换为小写

      1
      2
      3
      4
      5
      =LOWER("HELLO")  # "hello"
      =LOWER("HEllo")  # "hello"
      =LOWER("Hello")  # "hello"
      =LOWER("hello")  # "hello"
      =LOWER(A1)  # "hello"

    • UPPER 将文本转换为大写

      1
      2
      3
      4
      5
      =UPPER("hello")  # "HELLO"
      =UPPER("Hello")  # "HELLO"
      =UPPER("HEllo")  # "HELLO"
      =UPPER("HELLO")  # "HELLO"
      =UPPER(A1)  # "HELLO"

    • PROPER 首字母转换为大写，其余字母转换为小写

      1
      2
      3
      4
      =PROPER("hElLo")  # "Hello"
      =PROPER("HELLO")  # "Hello"
      =PROPER("Hello")  # "Hello"
      =PROPER(A1)  # "Hello"

    • TEXTJOIN 多个文本字符串合并为一个文本字符串，可以指定分隔符

      1
      2
      =TEXTJOIN(", ", TRUE, "Apple", "Banana")  # "Apple, Banana"
      =TEXTJOIN(", ", TRUE, A1:B1)  # "Apple, Banana"

    • …

  • 逻辑函数

    • IF 根据给定条件返回两个不同结果之一

      格式

      1
      IF(condition, true_value, false_value)
      • condition: 判断条件
      • true_value: 如果条件为真，则返回的值
      • false_value: 如果条件为假，则返回的值
      1
      2
      =IF(A1 > 10, ">10", "≤10")  # 判断A1单元格的值，A1单元格的值大于10，输出">10"; A1单元格的值小于等于10，输出"≤10";
      =IF(A1 > 10, ">10", "≤10")  # >10

    • OR 检查多个条件是否至少有一个为真

      格式

      1
      OR(logical1, logical2, ...)

      logical1, logical2, …: 逻辑条件列表

      1
      2
      =OR(A1 > 10, B1 < 5)  # 如果A1大于10或B1小于5，则返回TRUE
      =OR(A1 > 10, B1 < 5)  # TRUE

    • AND 检查多个条件是否全部为真

      格式

      1
      AND(logical1, logical2, ...)

      logical1, logical2, …: 逻辑条件列表

      1
      2
      =AND(A1 > 10, B1 < 5)  # 只有当A1大于10且B1小于5时，才返回TRUE
      =AND(A1 > 10, B1 < 5)  # FALSE

    • …

  • 进制转换函数

    • BIN2OCT、BIN2DEC、BIN2HEX 二进制转换为八进制、十进制、十六进制

      1
      2
      3
      =BIN2DEC("1010")  # 10
      =BIN2OCT("1010")  # 12
      =BIN2HEX("1010")  # A

    • OCT2BIN、OCT2DEC、OCT2HEX 八进制转换为二进制、十进制、十六进制

      1
      2
      3
      =OCT2BIN("12")  # 1010
      =OCT2DEC("12")  # 10
      =OCT2HEX("12")  # A

    • DEC2BIN、DEC2OCT、DEC2HEX 十进制转换为二进制、八进制、十六进制

      1
      2
      3
      =DEC2BIN(10)  # 1010
      =DEC2OCT(10)  # 12
      =DEC2HEX(10)  # A

    • HEX2BIN、HEX2OCT、HEX2DEC 十六进制转换为二进制、八进制、十进制

      1
      2
      3
      =HEX2BIN("A")  # 1010
      =HEX2OCT("A")  # 12
      =HEX2DEC("A")  # 10

五、其他提升效率方式

  • 批量创建文件夹

    1）新建Excel，第一列内容填写MD，第二列内容填写创建文件夹的名字

    2）桌面新建文本文档，把上述内容复制粘贴到文本文档

    3）文本文档另存，文件名后缀修改bat，编码修改为ANSI，保存

    注意：若没有后缀，需要在文件资源管理打开显示后缀设置

    4）bat格式文件放在创建文件夹的位置，双击完成创建（创建之后bat文件可以直接删除，无需保留）

  • 快速输入长数值200000

    1
    =2**5  # 200000

  • …